Fakten statt Akten
Viele Abteilungen haben direkte Vorteile vom Vertragsmanagement. Hier einige Beispiele:
Einkauf
Neue Vereinbarungen können besonders effektiv gestaltet werden, wenn man über alte Verträge aktuell informiert ist. Das Wissen um die bisher abgeschlossenen Volumina und die Ergebnisse der bisherigen Zusammenarbeit ist die Grundlage für zukünftige Erfolge; ein elementarer Bestandteil im Vertragsmanagement. Welche Rahmenvereinbarungen wurden nicht ausgeschöpft? Wie lauten die Konditionen für ein bestimmtes Produkt? Wieviel offene Bestellungen existieren zur Zeit? Welches Volumen wurde mit diesem Lieferanten in den letzten 12 Monaten abgewickelt?
Controlling
Aktuelle Fakten sind für das Controlling wichtig, auch über die Verträge. Dabei spielen sowohl die aktiven als auch die passiven Vereinbarungen eine Rolle. Hinzu kommen die Fakten zu der Vertragsauslastung. Hier werden die gebuchten Leistungsscheine und Rechnungen wichtig. Automatische, per E-Mail verschickte Warnungen helfen, Limitüberschreitungen zu vermeiden. Regelmässig angefertigte Übersichten direkt aus dem Vertragsmanagement liefern die Kennzahlen zu den periodischen Zahlungsströmen. Die Zufriedenheit mit einem Lieferanten kann über die in Spider Contract ebenfalls integrierten Bewertungen strukturiert gemessen werden. So wird das Controlling auch beim Vertragsmanagement seiner Aufgabe gerecht: Kontrolle und Steuerung.
IT-Management
Dem IT-Betrieb liegen unzählige Verträge zugrunde: Kauf- und Leasingverträge für Hard- und Software, SLAs und Serviceverträge. Die hier abgebildeten Laufzeiten, Garantiebestimmungen und Serviceregeln sind vor allem im alltäglichen Betrieb wichtig: Direkt in den Fachabteilungen, aber auch im IT-Controlling oder der Werkstatt. Das Vertragsmanagement stellt jeder Gruppe eine angepasste Sicht auf die Fakten bereit.
Legal Management
Juristen haben oft eine eigene Sicht. Sie sind an den Details im Vertrag interessiert, sei es bei Neuverhandlungen oder im Streitfall. Spider Contract macht diese Daten verfügbar. Über die im Vertragsmanagement integrierte Dokumentenverwaltung steht der volle Vertagstext zur Verfügung. Diese Funktion verwaltet alle digital erfassten Dokumente und ordnet sie einem Vertrag zu. Für höhere Ansprüche steht mit Easy Enterprise X ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung, das sich nahtlos in Spider Contract integriert. So wird z. B. auch eine Volltextsuche in allen gespeicherten Unterlagen möglich.