Funktionen im Vertragsmanagement
Frühwarnsystem
Regelmässig überprüft Spider Contract ausgewählte Vertragstypen auf Termine, gebuchtes Volumen und Auslastung. Werden eingestellte Grenzwerte erreicht, löst das System einen Alarm aus: Der Verantwortliche erhält eine aussagekräftige E-Mail, die ihm durch die eingearbeiteten Daten sofortige Reaktionen erleichtert.
Wiedervorlage
Jeder Anwender definiert für beliebige Verträge automatische Wiedervorlagen. Zum eingestellten Zeitpunkt erhält er eine automatisch vom Vertragsmanagement generierte E-Mail - so wird kein Termin übersehen.
Konfiguration
In enger Zusammenarbeit mit von uns zertifizierten Beratern lassen sich unter Spider Contract nahezu beliebige Vertragstypen definieren. Immer erfasst das Vertragsmanagement die zentralen Informationen, ergänzt um die vertragstypischen Zusatzdaten. Durch die starke Strukturierung werden automatische Auswertungen möglich.
Sicherheit
Die integrierte Benutzerverwaltung garantiert, dass jeder Mitarbeiter über seine Benutzerrolle nur die Informationen sieht und bearbeitet, die für ihn relevant sind. Selbst die Darstellungsweise der Detaildaten lässt sich für jede Benutzergruppe anpassen: Folgt der Bildschirmaufbau den Gewohnheiten des Nutzers, werden Arbeitsvorgänge optimiert, die Daten sind auf einen Blick erfassbar.
Bewertung
Das im Vertragsmanagement enthaltene Bewertungssystem hilft, besonders zuverlässige Lieferanten und Vertragspartner sicher zu erkennen. Zukünftige Vereinbarungen basieren damit auf den Erfahrungen aller relevanten Mitarbeiter, nicht nur auf einer zufälligen Entscheidungsbasis.
Dokumente
Auf Wunsch lassen sich eingescannte Dokumente an einen Vertrag anhängen. Dadurch wird das Original verfügbar, ohne mit seinem Detailreichtum die Datensammlung unnötig aufzublähen. Ein bereits implementiertes Dokumentenmanagementsystem ist integrierbar.
Auswertungen
Die erfassten Daten stehen für vielfältige Auswertungen online zur Verfügung. Hierzu zählen u. a.
- gebuchtes Volumen pro Lieferant und Zeitraum
- erwarteter Cash Flow pro Zeitraum und Vertragstyp
- Verträge mit Restlaufzeiten unter 3 Monaten pro Vertragstyp