Verwaltete Fakten
Spider Contract erfasst auf Wunsch nahezu beliebige Detaildaten zu jedem Vertrag, jeder Anlage, jedem Partner. Jede Information wird im Vertragsmanagement strukturiert und damit auswertbar vorgehalten. Zu jedem Vertragstyp kann festgelegt werden, welche Daten auf welche Weise erfassbar sein sollen. Die Konfigurationen sind nicht voneinander abhängig, so dass auch komplexe Sonderfälle souverän abgebildet werden. Alle Daten lassen sich in individuellen Reports auswerten. Jeder Contract Kunde bestimmt individuell, welche Daten wie gespeichert werden sollen.
Verträge
Verträge werden nach Vertragstypen getrennt definiert. Jeder Typ hat seine eigenen Merkmalsgruppen, typische Darstellung und Verweise auf andere Objekte. Zusätzlich verfügt jeder Vertragstyp über ein eigenes Regelwerk, das ggf. auch die Prozesse steuert. Verträge können, auch über verschiedenen Vertragstypen, miteinander verknüpft werden, um Abhängigkeiten darzustellen und die gemeinsame Bearbeitung zu erleichtern. Dies ist bei Rahmenverträgen besonders sinnvoll.
Anhänge
Erweitern die Informationen zu den Verträgen, Lieferanten und Kunden. Es lassen sich beliebige Anhänge, auch ausserhalb des eigentlichen Vertragsmanagements, definieren und einem übergeordneten Objekt zuordnen. Zu den Anhängen zählen unter anderem Arbeitszettel, Rechnungen, Zwischenkalkulationen. Anhänge sind strukturiert erfasst und lassen sich, gemeinsam mit dem übergeordneten Vertrag, auswerten, um etwa Auslastungen zu bestimmen. Genauso praktisch ist die Zuordnung der betroffenen Objekte:
Dokumente
Angehängte Dokumente sind beliebige Dateien, die an ein Objekt angehängt werden können. So steht der Wortlaut einer Vereinbarung stets zur Verfügung. Kommentare von Fachabteilungen, Produktinformationen oder auch Mailverkehr können optional den einzelnen Verträgen zugeordnet werden.
Lieferanten
Damit sind beim Vertragsmanagement die Vertragspartner gemeint, die Waren oder Dienstleistung an ein Unternehmen liefern. Neben den Kerndaten wie Name, Anschrift, Kontoverbindung sind beliebig viele Ansprechpartner sowie deren Funktion und Kommunikationsdaten verfügbar.
Kunden
Kunden sind die Empfänger von Waren und Dienstleistungen. Ihre Merkmale sind denen der Lieferanten ähnlich. Diese Verträge werden häufig auch von den Vertriebsorganisationen verantwortet.
Beurteilungen
Das im Vertragsmanagement integrierte Bewertungssystem hilft bei der Erfassung und Auswertung von Vereinbarungen, Lieferanten und Kunden.
Währungen
Bei Bedarf wird mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet. Umrechnungskurse werden mit dem ERP-System abgeglichen.
Wiedervorlagen
Damit keine Termine verloren gehen, kann jeder Nutzer zu jedem Vertrag Wiedervorlagen definieren. Rechtzeitig schreibt das System eine E-Mail, die einen frei definierten Erinnerungstext und einen Verweis auf das betroffene Objekt enthält. Direkt aus der E-Mail kann der betroffene Vertrag aufgerufen und bearbeitet werden. Da diese Erinnerung über das E-Mailsystem verschickt wird, sind die Erinnerungen auch verfügbar, wenn der Anwender Spider Contract gerade nicht nutzt.