Vertragsmanagement: Aus Akten werden Fakten
In jedem Unternehmen sind Verträge Grundlage des Geschäfts. Genaue Kenntnis über die Kerninformationen wie Vertragspartner, Laufzeiten, regelmäßige Zahlungen, betroffene Einheiten sowie Gestaltungsmöglichkeiten sollen jederzeit bei allen verantwortlichen Mitarbeitern verfügbar sein. Doch dieses Wissen war bisher nur schwer strukturiert verwaltbar: Zu verteilt werden die Verträge abgelegt; eine digitale Erfassung fehlt.
Oft verwaltet und archiviert eine einzige Abteilung alle Verträge. Die von den Vereinbarungen betroffenen Abteilungen haben keinen direkten Zugriff.
Spider Contract speichert alle Kerndaten auf einem zentralen Server und macht sie unternehmensweit über seine Web-basierte Oberfläche verfügbar.
Ein ausgefeiltes Konfigurationsmodell erlaubt es, jeden Vertragstyp individuell anzulegen. Diese Kombination aus Standarddaten und frei definierbaren Informationen garantiert systematische Auswertungen über alle Verträge, ohne dass spezielle Eigenarten einer Vereinbarung übersehen werden. Zu jedem Vertrag sind Anlagen möglich. Hier werden Einzelvorgänge erfasst, wie etwa Stundenzettel für Dienstleistungsverträge oder Monatsumsätze bei Handy-Verträgen.
Die von einem Vertrag betroffenen Objekte können direkt angebunden werden. So stehen etwa die Details zu den geleasten IT-Geräten oder der Software direkt zur Verfügung. Wartungsverträge werden so noch effektiver nutzbar.
Über die angefügten Rechnungen werden die bisher aufgelaufenen Umsätze erfasst und zyklisch gegen das geplante Volumen gerechnet.
Die integrierte Schnittstelle zum ERP-System (etwa SAP) übernimmt automatisch die dort vorgenommenen Buchungen. Überschreitungen werden frühzeitig erkannt. Das integrierte Alarmsystem weist sogar auf Wunsch automatisch auf das Erreichen einer Alarmgrenze hin. Damit kein Termin verpasst wird, erinnert die integrierte Wiedervorlage automatisch per E-Mail – individuell für jeden berechtigten Bearbeiter.
Im Lieferumfang enthalten sind vorkonfigurierte Vertragstypen und -arten. Sie machen den Einstieg besonders einfach, und verdeutlichen gleichzeitig die vielfältigen Erfassungsmöglichkeiten:
- Kaufvertrag
- Leasingvertrag
- Lizenzen
- Rahmenverträge
- Mantelvereinbarungen
- Beratungsverträge
- Dienstleistungsverträge
- Arbeitsverträge
- Finanzverträge
- und viele mehr...
Das muss ein Vertragsmanagement können.